CASHLESSCLUB - OPENBARE UITLEGVIDEO Website: https://cashlessclub.nl Nederlandse AI-voice-over: Marin HOOFDSTUKKEN 00:00 Introductie 01:05 Bezoeker 05:08 Kassa 07:30 Bar 09:22 Toegangscontrole 10:57 Financiën 12:59 Clubbeheer De zes functiehoofdstukken volgen de PDF-handleidingen. De schermen gebruiken fictieve instructiegegevens. weDEAL is een testbetaaloptie. VOLLEDIGE SPREEKTEKST 00:00 | Jouw club. Eén pas. Welkom bij Cashless Club. Jouw club. Eén pas. Tickets, toegang en betalen, geregeld vanuit één omgeving. In deze uitlegvideo volgen we de hele wedstrijddag. Van de bezoeker die een ticket op zijn pas zet, tot de vrijwilliger aan de bar en het bestuur dat overzicht houdt. 00:18 | Minder regelen. Meer wedstrijd. De landingspagina vat het eenvoudig samen: kies je wedstrijd, laat je clubpas zien, en bevestig je bestelling. Je hoeft geen app te downloaden. Je gebruikt je telefoon, tablet of computer. Iedere club heeft zijn eigen uitstraling. Tegoed en toegangsrechten blijven gescheiden, per club en per persoon. 00:39 | Begin bij je eigen login. Open cashlessclub punt en el en kies Inloggen. Kies daar jouw functie. Je gebruikt je eigen beveiligde account. Medewerkers bevestigen hun login ook met een code uit de authenticator app. Bewaar je persoonlijke herstelcode veilig. De huidige betaaloptie, wie-diel, is fictief: er wordt geen echt geld afgeschreven. We benoemen steeds welke onderdelen nog niet zijn aangesloten. 01:05 | Bezoeker Hoofdstuk één. Bezoeker. Hier beheer je jouw clubpas, tickets, gezinsleden en tegoed. We beginnen bij het persoonlijke account en volgen daarna een ticket tot aan de entree en de bar. 01:18 | Inloggen en de juiste persoon kiezen Kies Bezoeker en log in met je eigen account. Een nieuwe bezoeker kan een account aanmaken en bewaart daarna de herstelcode. Kies een unieke wachtwoordzin van minimaal vijftien tekens. Controleer in Mijn club altijd de club en de actieve persoon. Jij en ieder gezinslid hebben een eigen pas en een eigen saldo. 01:41 | Je clubpas tonen en beheren Open Mijn clubpas. Selecteer jezelf of het juiste gezinslid en laat de QR-code scannen. Die code identificeert de persoon; de pas zelf is nog geen wedstrijdticket. Via Afdrukvoorbeeld maak je een fysieke pas of wedstrijdbadge. Bij verlies blokkeer je de pas en vervang je hem. De oude code wordt ongeldig, terwijl tegoed en rechten behouden blijven. 02:08 | Een ticket op de bestaande pas Open op de clubwebsite Wedstrijden, kies een wedstrijd, ticketcategorie en aantal. Klik op Zet op mijn clubpas. Kies in de bestelling bij iedere ticketregel een andere persoon. Ontbreekt een gezinslid, voeg die dan eerst toe. Controleer wedstrijd, datum en totaalprijs. Na een geslaagde betaling wordt het ticket automatisch aan de bestaande clubpas gekoppeld. 02:34 | Betalen met weDEAL Klik op Betalen met wie-diel en kies de testuitkomst. Geslaagd maakt ticketrechten of testtegoed aan. Mislukt en Annuleren geven niets uit. Er is bij geen van deze keuzes een bankafschrijving. Kijk daarna bij Mijn tickets of het recht bij de juiste persoon staat. Controleer de status voordat je dezelfde bestelling opnieuw probeert. 02:59 | Tickets en seizoenskaarten controleren Onder Mijn tickets controleer je de beschikbare wedstrijdrechten. Ook bij een seizoenskaart kies je eerst de personen. Lees de geldigheidsperiode en de lijst met inbegrepen wedstrijden. Een bekerwedstrijd of een volgend seizoen hoort er alleen bij als dat expliciet is aangegeven. Een ticket dat pas later geldig wordt, geeft vandaag nog geen toegang. 03:23 | Saldo, opwaarderen en terugvragen Open Mijn saldo en kies de juiste persoon. Kies een bedrag bij Testtegoed toevoegen. Rond daarna de betaling met wie-diel af. Het voorbeeld toont veertig euro beschikbaar en vijf euro gereserveerd. Vraag je tegoed terug, dan wordt het bedrag direct gereserveerd. Dat is nog geen uitbetaling. De afhandeling via een betaalprovider is momenteel niet aangesloten. 03:52 | Een barbestelling bewust bevestigen Laat aan de bar je clubpas scannen. Controleer in Mijn club het betaalverzoek en het exacte bedrag. Bevestig alleen je eigen bestelling, binnen twee minuten. Zonder smartphone kun je een persoonlijke, zescijferige betaal-PIN gebruiken. Die stel je vooraf in bij het juiste profiel. Een QR-code op zichzelf geeft nooit toestemming om tegoed af te schrijven. 04:17 | Gezin, profiel en privacy Bij Mijn gezin en profiel voeg je een gezinslid toe met naam en geboortejaar. Een eigen e-mailadres is daarvoor niet nodig. Hier wijzig je gegevens, stel je de betaal-PIN in en voeg je desgewenst een pasfoto toe met toestemming. Je kunt gegevens opvragen of verwijdering aanvragen. Een verwijderverzoek wist de administratie niet direct. 04:45 | Als iets ontbreekt Zie je geen ticket of saldo? Controleer eerst de club, de actieve persoon en de bestelstatus. Bekijk ook gereserveerd tegoed. Via Accountbeveiliging wijzig je je wachtwoord of meld je alle sessies af. Wachtwoord vergeten? Gebruik de herstelcode; er wordt geen resetmail verstuurd. Log uit als je klaar bent, vooral op een gedeeld apparaat. 05:08 | Kassa Hoofdstuk twee. Kassa. Deze omgeving helpt je bij bezoekers zonder smartphone, bestaande passen en het koppelen van gecontroleerde externe tickets. Uitgifte en inchecken blijven twee aparte handelingen. 05:23 | De kassawerkplek Gebruik de login voor de kassa, met je eigen medewerkersaccount en authenticator. Controleer de clubnaam. Zoek een bestaande bezoeker eerst op bij Bezoekers en passen. Maak pas een nieuw profiel als dat nodig is. Je ziet drie tabbladen: Ticket uitgeven, Bezoeker zonder smartphone, en Extern ticket koppelen. 05:45 | Ticketuitgifte: wat kan nu? Het formulier Ticket uitgeven is zichtbaar, maar uitgifte na een kassabetaling is in deze versie geblokkeerd. Een vinkje voor handmatig gecontroleerde pin koppelt geen betaalterminal. Neem daarom geen betaling aan met de verwachting dat dit formulier het ticket uitgeeft. Voor online testtickets gebruikt de bezoeker de eigen checkout met wie-diel. 06:10 | Bezoeker zonder smartphone Open Bezoeker zonder smartphone. Vul een roepnaam of uitgiftekenmerk in en kies Maak pas en profiel. Controleer het nieuwe pasnummer en leg vast welk uitgiftebewijs erbij hoort. Dit kassaprofiel is geen zelfstandig bezoekersaccount. De printlink kan nog om een bezoekerslogin vragen. Laat de clubbeheerder de afdrukroute controleren voordat je deze als vaste baliewerkwijze gebruikt. 06:37 | Een extern ticket koppelen Controleer het ticket eerst in het officiële externe systeem. Kies daarna Extern ticket koppelen, de externe wedstrijd en de juiste clubpas. Vul een unieke ticketreferentie en het bewijs van de handmatige controle in. Leg de controle vast en lees het resultaat. Een lege wedstrijdlijst vraagt om inrichting door Clubbeheer. Een dubbele referentie mag je niet nogmaals uitgeven. 07:04 | Uitgifte is geen binnenkomst Cashless Club controleert externe barcodes niet automatisch. Ook intrekkingen van externe tickets komen niet vanzelf binnen. Meld twijfel aan Clubbeheer. Voor de entree ga je naar Toegang. Kies de wedstrijd, het toegangspunt en de scanmodus. Scan daarna de pas. Alleen een pas maken of afdrukken registreert geen binnenkomst. Sluit je dienst af met Uitloggen. 07:30 | Bar Hoofdstuk drie. Bar. We stellen een bestelling samen, vragen toestemming voor het bedrag en controleren de betaalstatus. Het uitgangspunt is eenvoudig: de bezoeker bevestigt bewust iedere afschrijving. 07:45 | Dienst en bestelling starten Log in via Bar met je persoonlijke medewerkersaccount en authenticator. Kies het juiste verkooppunt en start de dienst. Selecteer een categorie of Alles en voeg producten toe. Met plus en min verander je aantallen. Met Bestelling wissen begin je opnieuw. Controleer het totaalbedrag met de bezoeker voordat je verdergaat. 08:08 | Pas scannen en betaling aanvragen Scan de clubpas met een USB-scanner of de camera. Voor cameragebruik moet je toestemming geven. Controleer bij producten met een leeftijdsgrens de leeftijd volgens de clubprocedure en bevestig die controle. Kies Vraag betaling aan. De bezoeker ziet vervolgens het exacte bedrag in Mijn club en heeft twee minuten om te bevestigen. 08:32 | PIN en betaalstatus controleren Heeft de bezoeker geen smartphone? Kies Betalen met PIN bij het juiste open verzoek. Laat de bezoeker het bedrag lezen en de eigen PIN afgeschermd invoeren. Kies Bevestig met PIN. Controleer daarna bij Recente verzoeken de status Betaald. Een gescande pas of een open verzoek is nog geen geslaagde betaling. 08:56 | Problemen, retouren en afsluiten Annuleer een open verzoek als de bestelling vervalt. Een onbevestigd verzoek verloopt na twee minuten. Controleer vóór een nieuwe poging of de oude al betaald is. Bij onvoldoende saldo of een onjuiste PIN laat je de bezoeker het eigen profiel controleren. Een betaalde verkoop vraagt een retour via Financiën of Clubbeheer. Sluit je dienst af en log uit. 09:22 | Toegangscontrole Hoofdstuk vier. Toegangscontrole. Hier controleer je een wedstrijdrecht en registreer je binnenkomst of vertrek. De gekozen wedstrijd, het toegangspunt en de scanmodus bepalen samen wat een scan doet. 09:37 | Eerst de scancontext instellen Log in via Toegangscontrole met je eigen account en authenticator. Selecteer de wedstrijd en het juiste toegangspunt. Controleer de zone. Kies daarna IN voor binnenkomst, UIT voor vertrek of CONTROLE om alleen het recht te controleren. De gekozen modus blijft actief voor de volgende pas. Controleer deze instellingen dus vóór de eerste bezoeker. 10:02 | Scannen en het resultaat lezen Gebruik Scan met camera, een USB-scanner of het veld voor de QR-waarde. Kies bij handmatige invoer Controleer pas en wacht op het resultaat. Bij een weigering controleer je club, wedstrijd, zone, tijdvenster en passtatus. In dit voorbeeld valt de scan buiten het toegangstijdvenster. Een geldig toekomstig ticket geeft niet automatisch vandaag toegang. 10:27 | Herintrede en aanwezigheid Een tweede IN wordt nooit automatisch een UIT. CONTROLE verandert de aanwezigheidsstatus niet. Een interne doorgang telt niet als vertrek van het terrein. Herintrede volgt het wedstrijdbeleid en vraagt waar nodig een eerdere uitgangsscan. Het aantal mensen binnen is alleen volledig wanneer alle bewegingen zijn vastgelegd. Bij verbindingsverlies volg je de afgesproken noodprocedure. 10:57 | Financiën Hoofdstuk vijf. Financiën. Je volgt betalingen, klanttegoed, barverkopen, retouren en de controlelog. Het dashboard geeft overzicht, maar voor verschillen kijk je altijd naar de onderliggende boekingen. 11:11 | Het overzicht juist lezen Log in via Financiën. De pagina gebruikt de kop Clubbeheer, maar jouw rol heeft alleen Overzicht, Financiën en Audit. Uitgegeven losse tickets zijn niet hetzelfde als alle seizoensrechten of aanwezige personen. Klanttegoed is een verplichting aan bezoekers en geen omzet. Bij de huidige wie-diel-teststand zijn boekingen geen bewijs dat geld op de bank is ontvangen. 11:37 | Betalingen en status volgen Open Financiën en controleer referentie, bedrag, provider en status. In afwachting is nog niet afgerond. Betaald is verwerkt, maar bij wie-diel blijft dat fictief. Mislukt en Geannuleerd geven niets uit. Terugbetaling nodig vraagt om gerichte beoordeling. Zoek bij twijfel eerst de bestaande referentie voordat iemand een nieuwe betaling of correctie aanmaakt. 12:03 | Barretour of providerterugbetaling? Zoek bij Barverkopen en retour de juiste betaalde verkoop. Voor een deelretour kies je regel, aantal en reden; voor een volledige retour leg je ook een reden vast. Controleer het teruggeboekte clubtegoed. Dit is geen bankrefund. Het afronden van tegoed-, ticket- en seizoensterugbetalingen via de provider is momenteel geblokkeerd, ook als een knop zichtbaar is. 12:29 | Audit, export en dagafsluiting Gebruik Audit voor de tijd, handeling en referentie van een wijziging. Met Exporteer grootboek download je de boekingen als CSV. Bedragen staan daarin in centen: twaalfhonderdvijftig is twaalf euro vijftig. Tel niet alle grootboekrekeningen als omzet op. Bewaar de export afgeschermd, leg verschillen vast en log uit. Deel bij een foutmelding nooit wachtwoorden of betaal-PINs. 12:59 | Clubbeheer Het zesde hoofdstuk gaat over Clubbeheer. Hier richt je de clubomgeving in. Van huisstijl en wedstrijden tot producten, medewerkers en toegangsbeleid. We volgen de instellingen die je voor een wedstrijddag controleert. 13:15 | Begin bij club en modules Log in via Clubbeheer met je persoonlijke account en authenticator. Controleer de clubnaam en je rechten. Open Inrichting voor modules, contactgegevens, praktische informatie, voorwaarden en het tegoedbeleid. Richt bars en toegangspunten in. Markeer een interne doorgang niet als buitenperimeter. Schakel alleen functies in die de club daadwerkelijk gaat gebruiken. 13:40 | De eigen huisstijl publiceren Open Huisstijl. Pas clubnaam, kleuren, logo, kopletter, introductie en locatie aan. Gebruik bereikbare afbeeldingen en controleer de leesbaarheid van tekst en knoppen. Kies Publiceer direct op alle clubschermen als de wijziging meteen zichtbaar mag worden. Anders bewaar je een concept. Open na publicatie de openbare clubpagina om het resultaat te controleren. 14:09 | Wedstrijden en ticketverkoop Open Wedstrijden. Maak een wedstrijd met naam, datum, tijd, capaciteit en prijs, of kies Bewerken bij een bestaande wedstrijd. Controleer ticketmodus, status en herintrede. Let op de tijdzone in het datumveld. Een concept of gesloten wedstrijd staat niet automatisch open voor verkoop. Controleer na opslaan de openbare weergave en de gekozen ticketcategorieën. 14:35 | Producten en verkooppunten Onder Producten vul je naam, categorie en prijs in euro in. Kies of het product beschikbaar is en of leeftijdscontrole nodig is. Sla op en controleer de barweergave. In Inrichting voeg je bars en toegangspunten toe. Geef toegangspunten de juiste zone en perimeterinstelling. Zo sluiten assortiment en toegang aan op de werkplekken van medewerkers. 15:03 | Seizoenskaarten en expliciete rechten Maak ticketcategorieën voor de juiste wedstrijd. Voor een seizoenskaart geef je naam, begin, einde, prijs en de expliciet inbegrepen wedstrijden op. Publiceer en controleer het aanbod. Seizoensrechten expliciet uitgeven kent rechtstreeks rechten toe en is geen betaalcheckout. Gebruik die functie alleen voor een bewust goedgekeurde toekenning. Extra wedstrijden komen er niet vanzelf bij. 15:31 | Medewerkers persoonlijk toegang geven Open Medewerkers. Gebruik het exacte e-mailadres van een bestaand persoonlijk account, kies de clubrol en sla op. Het account wordt een medewerkersaccount en bestaande sessies worden afgemeld. Gebruik daarom voor privébezoek een apart bezoekersaccount. De medewerker logt via de eigen functie in en gebruikt een authenticator. Met Intrekken beëindig je de rol; met Activeren herstel je die. 16:00 | Externe tickets voorbereiden Open Imports voor de CSV-voorvertoning. Koppel de kolommen voor referentie, profiel en wedstrijd. Herstel ontbrekende gegevens en dubbele regels. Controleer ieder ticket eerst in het officiële externe systeem en leg de controle vast. De voorvertoning alleen geeft niemand toegang. Externe intrekkingen worden zonder koppeling niet automatisch verwerkt. 16:27 | Privacy, financiën en controle Onder Privacy volg je verwijderverzoeken op volgens de clubprocedure. Een verzoek wist niet meteen alle financiële administratie. Gebruik Financiën voor betalingen en barretouren, en Audit voor de controlelog. Providerterugbetalingen zijn nog geblokkeerd. Bewaar exports afgeschermd en trek medewerkersrechten in zodra iemand ze niet meer nodig heeft. 16:54 | De wedstrijddag gereedmaken Controleer vóór opening de wedstrijd, verkoopstatus, prijzen, capaciteit, tijdvenster en toegangspunten. Test vanuit een bezoekersaccount of een ticket op de juiste pas komt. Controleer ook de barbevestiging en de scanmodi. Houd rekening met de huidige teststand: echte betalingen, terminals, providerrefunds, automatische externe verificatie en e-mail zijn nog niet aangesloten.